La correspondencia:
Es el
trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,
esqueletas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del comercio y
la industria.
Es un medio de comunicación usado
por el hombre desde
hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a
larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha
perfeccionado sus normas y
estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más
rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Importancia
de la correspondencia:
Es un
importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre
las relaciones cliente proveedor
y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de
las operaciones comerciales;
el éxito de
un negocio, una venta,
por su eficiencia y
rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de
sus ventas.
Clasificación de la correspondencia.
La
correspondencia presenta una variedad de formas con características propias;
por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que
permita conocer la finalidad de cada uno.
Por su destino: Públicas y Privadas
Públicas:
contienen información general a través de medios de
comunicación (prensa, radio,
TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan
de información de interés y carácter particular
comercial y oficial.
Por su
contenido: Primera clase y
Segunda clase
Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su
contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales,
documentos de negocios,
periódicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes,
cuya tramitación se realiza también por correo.
Por su tramitación: Postal y Telegráfica
Por su tramitación: Postal y Telegráfica
Postal: Cuando
se acude a la oficina de
correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
Ordinaria: Es la
que sigue curso normal a través del correo
Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su
entrega a su destinatario
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo.
Por su
puntuación: Abiertas, Cerradas y
Mixtas.
Abiertas: No
llevan signo de puntuación en la fecha, dirección,
firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
Cerradas: Son las
que llevan los signos de
puntuación.
Mixtas: Son las
que combinan las Abiertas y Cerradas
Por su
extensión: Largas medianas y corta.
Largas: Cuando
contienen más de doscientas palabras.
Medianas: Cuando
contienen doscientas palabras.
Cortas: Cuando contienen cien palabras.
Cortas: Cuando contienen cien palabras.
Por su
Forma: Abarca todos los tipos de
correspondencia su diferencia está en redacción y presentación.
División de la correspondencia: La correspondencia se divide en cuatro clases:
Correspondencia
comercial: Se refiere a la cruzada entre
comerciantes, industrias,
banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
Correspondencia
Familiar y amistosa: La
finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular
entre ella.
Correspondencia
Oficial: Se refiere a la correspondencia
cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales,
municipales, estadales, etc.
EL PAPEL: TIPOS DE PAPEL, TEXTURA Y TAMAÑO.
Comenzaremos con la papelería porque con la papelería es lo primero que comienza a presentar la "imagén" de la carta.
Los principales factores en la selección de la papelería son la calidad y la sencillez. Es una economía mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequeña fracción del costo total de la carta
El papel blanco es de uso universal para cartas hoy día; es lo suficientemente liviano para poder hacer un número razonable de copias y se puede doblar nítida mente sin requerir mucho espacio.
El papel es un material imprescindible para el uso de la correspondencia, a menos que utilicemos el correo electrónico a través de la computadora. Ya se manifiesto al hablar que la estética de la correspondencia , la necesidad de la buena calidad del papel ,a esto debemos agregarle otras características ,tales como color,tamaño y textura para darle atractivo y buena acogida a la correspondencia .
Existen tres tipos de papel para variados usos en la ofina.
Tamaño carta,oficio y extra oficio.
Sobres:
Es la
cubierta de la carta y
demás comunicaciones,
cuya finalidad es protegerla de deterioro y facilitar su transporte.
Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del
papel en que esta se escribe.
Clasificación
de los sobres:
Por la
forma:
Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.
Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura
Por el
tamaño:
Corriente: Sus
dimensiones son 16 por 9.5cm.
Comercial: Sus
dimensiones son 16 por 12cm
Oficial: Sus
dimensiones son 23.5 por 12cm
Por su
confección:
Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel
transparente.
Sin ventana: Son todos los demás sobres
Por el
medio de transporte:
Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima o fluvial.
Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.
Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.
Normas
para redactar sobres:
·
Datos del
remitente: Estos datos se
escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a
dos espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se
omite en caso de que el sobre tenga impreso los datos del remitente.
En algunos casos (Correspondencia
Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre.
·
Datos del
destinatario: Son el
nombre completo y dirección de
la persona a
quien se le envía la correspondencia. Estos datos se escriben una línea más
debajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su
centro.
Carta:
Es una comunicación escrita,
cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún
requisito.
Clases de Cartas: Se clasifican según las relaciones que se
establecen con ellas:
·
Particular:
Familiar, Social y Personal
·
Familiar: Tiene
como finalidad la comunicación entre miembros de familia o
parientes
·
Social: Tiene
como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones,
presentaciones, etc.
·
Personal: Tiene
como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas
públicas.
·
Comercial: Tiene como finalidad establecer, mantener o
terminar negociaciones.
·
Oficial: Tiene como finalidad tramitación entre
dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo: aprobación o rechazo de
solicitudes.
Cuerpo de
la carta:
·
Introducción: Son las ideas preliminares que se exponen antes de
entrar en materia.
Esta varía de acuerdo al contenido de la carta.
·
Ideas
fundamentales o asunto: Comprende
la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo
asunto; Sin embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen
casos donde es posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre, es
recomendable colocarlos en orden de importancia y en párrafos separados.
·
Despedida:
Son expresiones de cortesía, con
las que se concluye la carta. En la despedida puede recalcarse lo tratado en
las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el saludo como el texto de
la misma.
·
Antefirma: Se utiliza cuando la persona que envía lo carta lo
hace a nombre y en representación de otra, ya sea una entidad jurídica o
persona natural.
·
Firma: Se refiere a la persona que se responsabiliza por
lo expresado en la carta. Consta de: firma autógrafa, reproducción del
nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este ocupa dentro de la empresa.
Estilos de presentación de la
carta: Se refiere a las diversas formas
en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los estilos de
presentación son:
·
Bloque
Extremo: Este estilo de presentación se
caracteriza por tener todas las líneas de la carta a partir del margen
izquierdo.
·
Bloque: Es una variación de bloque extremo por cuanto la
fecha, la despedida, antefirma y firma se escriben del centro del papel hacia
la derecha, mientras que las demás partes de la carta se distribuyen igual que
en el bloque extremo.
·
Semibloque
o Bloque Modificado: Es el
estilo de presentación más usual. Se caracteriza por tener escritas las líneas
de la fecha, despedida, antefirma y firmas; a partir del centro hacia la
derecha y la primera línea de cada párrafo va
sangrando con 5 o 10 espacios a partir del margen izquierdo.
·
Sangrado: Se caracteriza por llevar cada una de las líneas
de la dirección en forma escalonada, de la manera siguiente: cada línea
comienza de 3 a 5 espacios más adelante que la anterior excepción de la primera
que comienza en el margen izquierdo.
Esta misma forma de disposición
escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma y cargo del firmante, a
excepción de la despedida que se comienza a escribir del centro del papel hacia
la derecha.
COMO DOBLAR LAS CARTAS EN LOS
SOBRES
(a) Las cartas escritas en computador con membretes para enviarse en
sobres tamaño oficio, deben doblarse de la siguiente manera.
- Desde la orilla inferior de aproximadamente la tercera parte del tamaño de la hoja.
- Segundo doblez, desde la nueva orilla hasta un medio centímetro del margen superior y por último, se introduce en el sobre con el margen superior hacia arriba.
(b) Las cartas escritas en computador con membretes, para enviarse en sobre tamaño carta, deben doblarse de la siguiente manera:
- Un doblez desde la orilla inferior hasta un medio centímetro del margen superior
- Un segundo doblez del margen derecho hacia la izquierda, de aproximadamente una tercera parte del ancho de la hoja.
- Un tercer doblez del margen izquierdo hacia la derecha hasta aproximadamente un centímetro de la orilla derecha, introduciéndola en el sobre con la orilla derecha hacia arriba.
Sugerencias pertinentes para aumentar la eficiencia en el Departamento de Correspondencia.
Tener todo lo necesario en el escritorio para el correo
Es indispensable el conocimiento de las tarifas postales básicas. y métodos de utilizarlas adecuadamente. Un escritorio bien equipado con lo necesario para el despacho de correspondencia puede evitar que su manejo se convierta en una obligación pasada.
Como doblar una carta para diferentes sobres
- Desde la orilla inferior de aproximadamente la tercera parte del tamaño de la hoja.
- Segundo doblez, desde la nueva orilla hasta un medio centímetro del margen superior y por último, se introduce en el sobre con el margen superior hacia arriba.
(b) Las cartas escritas en computador con membretes, para enviarse en sobre tamaño carta, deben doblarse de la siguiente manera:
- Un doblez desde la orilla inferior hasta un medio centímetro del margen superior
- Un segundo doblez del margen derecho hacia la izquierda, de aproximadamente una tercera parte del ancho de la hoja.
- Un tercer doblez del margen izquierdo hacia la derecha hasta aproximadamente un centímetro de la orilla derecha, introduciéndola en el sobre con la orilla derecha hacia arriba.
Sugerencias pertinentes para aumentar la eficiencia en el Departamento de Correspondencia.
Tener todo lo necesario en el escritorio para el correo
Es indispensable el conocimiento de las tarifas postales básicas. y métodos de utilizarlas adecuadamente. Un escritorio bien equipado con lo necesario para el despacho de correspondencia puede evitar que su manejo se convierta en una obligación pasada.
Como doblar una carta para diferentes sobres
